Mail Merge

Sebelumnya kita pasti sudah mengenal Mail Merge, Mail Merge biasanya digunakan untuk membuat surat kebeberapa recipient, juga terkadang untuk pembuatan sertifikat. Dan penggunaan Mail Merge ini disediakan oleh Ms. Word.

Untuk menggunakan Mail Merge di Ms. Word 2007 tahapnya seperti berikut :

1. Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )
2. Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

• Pilih Type a new list,

• Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

• Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu
• Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add
• Ketik Nama
• Klik tombol OK
• Lakukan juga penambahan untuk Kelas dan Alamat sampai hasilnya kaya gini,

• Kalau udah, klik tombol OK
• Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama
• Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh :)

• Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK
• Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (lupa neh bahasa bakunya :)
• Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK
• Klik Next: Write your letters

Step 4
1. Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
2. Klik menu More Items
3. Pilih Nama
4. Klik tombol Insert
5. Klik tombol Cancel
6. Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Kelas dan Alamat
7. Hasilnya nanti kaya gini

Klik menu Next: Preview you letters maka akan jadi seperti ini :

Step 5
Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6  Kita telah selesai membuat Mail Merge…  :) Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.
Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.
Nah,, selesai deh proses mail merge-nya..:)

Okey sekian Post dari saya :P kurang lebihnya mohon maaf terima kasih :)

Alfi R